Voorkom een ERP-implementatie mislukking door aan de voorkant de juiste stappen te nemen. Deel 1: Inleiding
Deze insight is bestemd voor CEO’s, Dga’s en andere beslissingsmakers van alle typen bedrijven die voornemens zijn een start te gaan maken met vervanging van verouderde software in hun backoffice. Oftewel, de software die bedoeld is voor het efficiënt verwerken van alle processen op het gebied van de financiële administratie, inkoop, verkoop, voorraad, prijzen, kosten, de gehele administratie van salesorder tot en met grootboek. Er worden hier de eindbeslissers aangesproken. Natuurlijk zouden ook CFO’s en business managers er hun voordeel mee kunnen doen, maar het is primair bedoeld voor die eindbeslisser die weet dat hij niet langer kan en mag wachten en nu in actie moet komen.
De laatste 25 jaar heb ik me binnen uiteenlopende organisaties beziggehouden met verschillende vormen van veranderingen. In organisatievormen dan wel processen en procedures maar ook heeft er een zware nadruk gelegen op ERP implementaties. Met name een tiental grote projecten die tot doel hadden de verouderde back- officesoftware te vervangen, de ruggengraat van de hele informatievoorziening van het bedrijf. Daarnaast heb ik er in de loop der jaren deelgenomen (en nog steeds) aan diverse netwerkgroepen die ook met deze problematiek van doen hadden; CFO/FD-netwerken, CIO-netwerk, Programma/Project-netwerken waardoor vanuit die netwerken de nodige ervaring en kennis is opgedaan c.q. gedeeld.
Uit die netwerken kun je eigenlijk maar één conclusie trekken; het gaat helaas nog te vaak fout. De verschillende implementatiepartners en de externe projectmanagers hebben in de uitvoering wel degelijk grote stappen gezet. Maar hé, dat is hun werk. Het is de aansturing binnen de ondernemingen die verbetering behoeven. En dat is nou niet helemaal een verrassing. Immers, zo een ingrijpend project doe je niet ieder jaar. Gemiddeld genomen doe je dit eens in de 15 jaar. Dus de ervaring ontbreekt simpelweg. Geen schande maar precies daarom worden deze insight geschreven. Om u als eindverantwoordelijke en –beslisser handvatten te geven richting de beslissing tot “Kom, we gaan beginnen”. Een legacy-veranderingsproces, want dat is het, doe je niet zomaar.
Het is mijn doel dat u uw legacy-verandering tot een succes kunt maken in plaats later tot de conclusie te moeten komen dat het toch mislukt is. Ik geef inzicht in de belangrijkste aspecten die hierbij spelen. Inzichten in: (1) wat zijn de belangrijkste succes- en faalfactoren, (2) welke valkuilen komen we tegen, (3) welke echte problemen gaan we tegenkomen en (4) hoe kunnen we hierop sturen, liefst natuurlijk proactief. Het beeld zou kunnen bestaan dat zo een legacy-verandering gauw wordt bestempeld als een “IT-project”. Voilà, hier is de eerste valkuil en een hele grote. Het is namelijk echt allesbehalve dat. Een legacy-veranderproces heeft alles te maken met de organisatie en de daarbinnen geldende processen waarbij de gekozen IT-tool slechts een vehikel is. Daarom is het dus per definitie geen IT-project. Natuurlijk is de IT-tool van groot belang, immers moet wel die (eventueel nieuwe gewenste) processen op de juiste manier ondersteunen. Maar in de aansturing draait alles per definitie om mensen. Hoe neemt u uw mensen mee, hoe stuurt u ze aan (of laat ze aansturen)? Kijk, daar bent u als eindverantwoordelijke nu precies goed in.
In het volgende deel zal aandacht besteed worden aan de valkuil “het oude denken”en het wel of niet aanwezig zijn van “De stip”.